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Datenschutzhinweis für die Personalbeschaffung

Datenschutzerklärung für die Personalbeschaffung

Triathlon Holding GmbH („Wir“, „Uns“) verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren. Diese Datenschutzerklärung (zusammen mit allen anderen Dokumenten, auf die hierin Bezug genommen wird) legt die Grundlage fest, auf der die von Ihnen erhobenen oder von Ihnen an uns übermittelten, personenbezogenen Daten von uns im Zusammenhang mit unseren Einstellungsverfahren verarbeitet werden. Bitte lesen Sie die folgenden Informationen sorgfältig durch, um unsere Ansichten und Praktiken in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und deren Behandlung durch uns zu verstehen.

Im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist der Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO die Triathlon Holding GmbH.

Wir verwenden Workable, eine Online-Anwendung von Workable Software Limited (5 Golden Square, 5th Floor, London, W1F 9BS, Vereinigtes Königreich; im Folgenden nur „Workable“), um unseren Einstellungsprozess zu unterstützen. Wir verwenden Workable, um personenbezogene Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung, Art. 4 Nr. 8, Art. 28 DSGVO) zu verarbeiten. Workable ist nur berechtigt, Ihre personenbezogenen Daten gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Wenn Sie sich auf eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben, gelten diese Bestimmungen der Datenschutzerklärung zusätzlich zu unserem Informationsschreiben für Bewerbende, die Ihnen separat zur Verfügung gestellt wurde oder auf unserer Website verfügbar ist, für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns.

Wenn Sie sich über die Bewerbungsfunktion auf einer Jobseite oder einem ähnlichen Online-Dienstanbieter („Partner“) auf eine Stelle bewerben, sollten Sie beachten, dass der betreffende Partner Ihre personenbezogenen Daten speichern und auch Daten von uns in Bezug auf den Fortschritt Ihrer Bewerbung erfassen kann. Jegliche Nutzung Ihrer Daten durch den Partner erfolgt in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung des Partners.

Ihre personenbezogenen Daten

Informationen, die wir von Ihnen erfassen

Wir erfassen und verarbeiten einige oder alle der folgenden Arten von Informationen von Ihnen:

  • Informationen, die Sie bei Ihrer Bewerbung für eine Stelle angeben. Dazu gehören Informationen, die über eine Online-Jobbörse, per E-Mail, persönlich bei Vorstellungsgesprächen und/oder auf andere Weise bereitgestellt werden.

  • Insbesondere verarbeiten wir personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Qualifikationen, Berufserfahrung, Informationen zu Ihrem beruflichen Werdegang und Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie Ihr Video, falls Sie das Vorstellungsgespräch über die Funktion „Video-Interview“ führen.

  • Wenn Sie uns kontaktieren, können wir diese Korrespondenz aufzeichnen.

  • Eine Aufzeichnung Ihres Fortschritts durch einen von uns durchgeführten Einstellungsprozess.

  • Details Ihrer Besuche auf der Website von Workable, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Verkehrsdaten, Standortdaten, Weblogs und andere Kommunikationsdaten, die Website, die Sie auf die Website von Workable verwiesen hat, und die Ressourcen, auf die Sie zugreifen.

Informationen, die wir aus anderen Quellen sammeln

Workable bietet uns die Möglichkeit, die von Ihnen bereitgestellten Daten mit anderen öffentlich zugänglichen Informationen über Sie zu verknüpfen, die Sie im Internet veröffentlicht haben – dazu können Quellen wie LinkedIn und andere Social-Media-Profile gehören.

Die Technologie von Workable ermöglicht es uns, verschiedene Datenbanken zu durchsuchen – einige davon sind öffentlich zugänglich, andere nicht –, die Ihre personenbezogenen Daten (einschließlich Ihres Lebenslaufs) enthalten können, um mögliche Kandidatinnen und Kandidaten für unsere offenen Stellen zu finden. Wenn wir Sie auf diese Weise finden, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten aus diesen Quellen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten von Dritten erhalten, die Sie als Kandidatin bzw. Kandidaten oder für eine bestimmte offene Stelle oder für unser Unternehmen im Allgemeinen empfehlen.

Verwendung Ihrer Informationen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir stützen uns auf § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Rechtsgrundlage für die Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten. Danach dürfen personenbezogene Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Sofern wir Ihre Bewerbung in unseren Talent-Pool aufnehmen, benötigen wir Ihre Einwilligung. In einen Talent-Pool werden diejenigen Bewerbungen gespeichert, bei denen in Zukunft Angebote für offene Stellen an die betroffenen Personen gemacht werden können, bei denen jedoch im Moment keine Einstellung möglich ist. Diese fordern wir vor der Speicherung in den Talent-Pool bei Ihnen an. Sollten Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir Ihre Bewerbung aus dem Talent-Pool löschen.

Wenn Sie sich über die „Indeed Bewerben“-Funktion auf eine Stelle bewerben, stützen wir uns (auch) auf Ihre Einwilligung, die Sie während des Bewerbungsverfahrens freiwillig erteilen, um Ihre personenbezogenen Daten auf der unten beschriebenen Grundlage an Indeed (Indeed Ireland Operations Limited, Block B, Capital Dock, 80 Sir John Rogerson’s Quay Grand Canal Dock, Dublin, 2, D02 HE36, Irland) weiterzugeben.

Sollten Sie Ihre Einwilligung nicht erteilen oder widerrufen, können wir Ihre Bewerbung unter Umständen nicht (mehr) berücksichtigen.

Zweck der Verarbeitung

Wir verwenden die über Sie gespeicherten Informationen auf folgende Weise:

  • Um Ihre Bewerbung für eine Stelle, auf die Sie sich beworben haben, zu berücksichtigen.

  • Um Ihre Bewerbung für andere Stellen zu berücksichtigen.

  • Um mit Ihnen im Rahmen des Einstellungsverfahrens zu kommunizieren.

  • Um die Informationen, die wir von Ihnen erhalten, mit Informationen von Drittanbietern zu ergänzen.

  • Um geeignete Kandidaten für unsere offenen Stellen zu finden.

  • Um Ihre Bewerbung in einen sog. Talent-Pool einzustellen und Sie ggf. in Zukunft kontaktieren zu können.

Unseren Dienstanbietern (wie Workable und seinen Auftragsverarbeitern und Datenanbietern) und Partnern (wie den Jobbörsen, über die Sie sich möglicherweise beworben haben) dabei zu helfen, ihre Dienstleistungen zu verbessern.

Automatisierte Entscheidungsfindung/Profilerstellung

Wir können die Technologie von Workable nutzen, um geeignete Kandidatinnen und Kandidaten auszuwählen, die wir auf der Grundlage von Kriterien, die von uns ausdrücklich festgelegt wurden oder die für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, typisch sind, in Betracht ziehen können. Der Prozess der Suche nach geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten erfolgt automatisch, jedoch wird jede Entscheidung darüber, wen wir mit der Besetzung der Stelle beauftragen, von unseren Mitarbeitenden getroffen.

Offenlegung Ihrer Informationen

Wie oben dargelegt, geben wir Ihre Daten an unsere Drittanbieter weiter, einschließlich Workable, die sie nur in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen und wie anderweitig gesetzlich vorgeschrieben verwenden.

Wenn Sie sich über die „Indeed Bewerben“-Funktion auf eine offene Stelle beworben haben und dieser Weitergabe zugestimmt haben, geben wir bestimmte personenbezogene Daten, die wir über Sie gespeichert haben, an Indeed weiter, einschließlich, aber nicht beschränkt auf eine eindeutige Kennung, die von Indeed verwendet wird, um Sie zu identifizieren, und Informationen über Ihren Fortschritt durch unseren Einstellungsprozess für die betreffende offene Stelle sowie konkrete, immaterielle, visuelle, elektronische, gegenwärtige oder zukünftige Informationen, die wir über Sie gespeichert haben, wie z.B. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und andere Informationen, die eine Analyse von Daten über Sie als Bewerber für eine Stelle beinhalten (zusammenfassend „Dispositionsdaten“ genannt). Die Datenschutzerklärung von Indeed in Bezug auf die Verwendung der Dispositionsdaten durch Indeed ist auf der Website von Indeed verfügbar.

Wenn Sie sich über einen anderen Dienstleister auf eine offene Stelle beworben haben, können wir diesem Dienstleister Daten offenlegen, die den oben definierten Dispositionsdaten ähneln. Der Dienstleister ist der Datenverantwortliche für diese Daten und ist daher dafür verantwortlich, alle anwendbaren Gesetze in Bezug auf die Nutzung dieser Daten nach ihrer Übermittlung durch uns einzuhalten.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten speichern

Sicherheit

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten sicher aufbewahrt werden, einschließlich Sicherheitsmaßnahmen, um zu verhindern, dass personenbezogene Daten versehentlich verloren gehen oder auf unbefugte Weise verwendet oder abgerufen werden. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen, die diese aus einem echten geschäftlichen Grund kennen müssen. Diejenigen, die Ihre Daten verarbeiten, tun dies nur auf autorisierte Weise und unterliegen der Geheimhaltungspflicht.

Wir haben auch Verfahren für den Umgang mit vermuteten Datenschutzverletzungen eingerichtet. Wir werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über eine vermutete Datenschutzverletzung informieren, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Leider ist die Übertragung von Informationen über das Internet nicht vollkommen sicher. Obwohl wir unser Bestes tun, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit Ihrer über Online-Mittel übertragenen Daten nicht garantieren, sodass jede Übertragung auf Ihr eigenes Risiko erfolgt.

Wo wir Ihre personenbezogenen Daten speichern

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in unseren eigenen Systemen speichern, werden sie in Athen, Griechenland, gespeichert.

Die Daten, die wir von Ihnen erheben und mithilfe der Dienste von Workable verarbeiten, können an einen Ort außerhalb der Europäischen Union („EU“) oder des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übertragen und dort gespeichert werden. Sie können auch von Mitarbeitenden außerhalb des EWR verarbeitet werden, die für uns oder einen unserer Lieferanten arbeiten. Diese Mitarbeiter können unter anderem mit der Ausführung Ihrer Bestellungen, der Verarbeitung Ihrer Zahlungsdaten und der Bereitstellung von Support-Dienstleistungen betraut sein. Durch die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten stimmen Sie dieser Übertragung, Speicherung oder Verarbeitung zu.

Insbesondere können Ihre Daten i) Mitarbeitenden von Workable in den USA zugänglich sein oder ii) vom Hosting-Dienstleister von Workable auf Servern in den USA sowie in der EU gespeichert werden. In den USA gelten nicht dieselben Datenschutzgesetze wie im Vereinigten Königreich und in der EU bzw. im EWR. Zwischen Workable Software Limited und seinen ausländischen Konzerngesellschaften sowie zwischen Workable Software Limited und jedem seiner Datenverarbeiter (sog. Subunternehmer) wurde eine Datenverarbeitungsvereinbarung unterzeichnet. Diese Datenverarbeitungsvereinbarungen sollen dazu beitragen, Ihre Datenschutzrechte zu schützen und Ihnen im unwahrscheinlichen Fall eines Missbrauchs Ihrer personenbezogenen Daten Rechtsmittel an die Hand zu geben.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen, kontaktieren Sie uns bitte (siehe „Kontakt unten). Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nicht anderweitig außerhalb des Vereinigten Königreichs, der EU oder des EWR oder an eine Organisation (oder untergeordnete Stellen) übermitteln, die dem Völkerrecht unterliegt oder im Rahmen eines Abkommens zwischen zwei oder mehr Ländern gegründet wurde.

Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern

Wir speichern alle Daten für 6 Monate.

Ihre personenbezogenen Daten werden in einem der folgenden Fälle gelöscht:

  • Löschung Ihrer personenbezogenen Daten durch Sie (oder eine andere vom Bewerber beauftragte Person); oder

  • Erhalt einer schriftlichen Anfrage von Ihnen (oder einer anderen vom Bewerber beauftragten Person) an uns.

Ihre Rechte

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie eine Reihe wichtiger Rechte, die kostenlos sind. Zusammengefasst umfassen diese Rechte:

  • Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und zu bestimmten anderen ergänzenden Informationen, die in dieser Datenschutzerklärung bereits behandelt werden, „Recht auf Auskunft“ nach Art. 15 DSGVO.

  • Von uns die Korrektur von Fehlern in Ihren Daten zu verlangen, die wir gespeichert haben, „Recht auf Berichtigung“ nach Art. 16 DSGVO.

  • In bestimmten Situationen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, „Recht auf Löschung“ nach Art. 17 DSGVO.

  • Die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten in bestimmten Situationen an Dritte weiterzugeben, „Recht auf Datenübertragbarkeit“ nach Art. 20 DSGVO.

  • Jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Direktmarketingzwecke zu widersprechen, „Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung“ nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO.

  • Einspruch gegen Entscheidungen erheben, die auf automatisierte Weise getroffen werden und rechtliche Auswirkungen auf Sie haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, „Widerspruch gegen automatisierte Entscheidungen und Profiling“ nach Art. 22 DSGVO.

  • In bestimmten anderen Situationen der weiteren Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns widersprechen, „Widerspruchsrecht“ nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO.

  • Unter bestimmten Umständen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns anderweitig einschränken, „Recht auf Einschränkung der Verarbeitung“ nach Art. 18 DSGVO.

  • Schadensersatz für Schäden verlangen, die durch einen Verstoß gegen Datenschutzgesetze durch uns entstanden sind, „Recht auf Schadensersatz“ nach Art. 82 DSGVO.

Weitere Informationen zu diesen Rechten, einschließlich der Umstände, unter denen sie gelten, finden Sie in der DSGVO.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten,

·         wenden Sie sich bitte über unsere untenstehenden Kontaktdaten an uns,

·         teilen Sie uns ausreichende Informationen mit, um Sie zu identifizieren,

·         legen Sie uns einen Nachweis Ihrer Identität und Adresse vor und

·         teilen Sie uns mit, auf welche Informationen sich Ihre Anfrage bezieht.

Wie Sie sich beschweren können

Wir hoffen, dass wir alle Fragen oder Bedenken, die Sie bezüglich unserer Verwendung Ihrer Daten haben, klären können.

Die Datenschutz-Grundverordnung gibt Ihnen auch das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen, insbesondere in dem Staat der Europäischen Union (oder des Europäischen Wirtschaftsraums), in dem Sie arbeiten, normalerweise leben oder in dem ein mutmaßlicher Verstoß gegen die Datenschutzgesetze stattgefunden hat, „Recht auf Beschwerde“ nach Art. 77 DSGVO.

Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland, in dem die Gesellschaft als potenzielle Arbeitgeberin ihren Sitz hat. Die Liste der Aufsichtsbehörde für die 16 Bundesländer finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html

 

Kontakt

Alle Fragen, Kommentare und Anfragen zu dieser Datenschutz­erklärung sind an Triathlon Holding GmbH zu richten, an die folgende E-Mail-Adresse gerichtet werden:

datenscrutz@triathlon.group